Símbolo da cooperação
Por Alê Barreto (alebarreto@produtorindependente.com)
Comecei o mês de outubro buscando dar visibilidade a acontecimentos importantes da cultura no Brasil, como o 1º Seminário O Programa Cultura Viva e os Pontos de Cultura, o II Congresso de Cultura Ibero-Americana e a edição de 2009 do Festival Independente CONTATO. Quem ainda não leu, vale a pena conferir.
Na última postagem compartilhei a inquietação de que o produtor cultural independente deve estar atento para visualizar a cultura em sua relação com o mundo. Aproveitei a oportunidade para fazer um link para o filme "1,99 Um Supermercado Que Vende Palavras" de Marcelo Masagão. Quem atua na área da educação e desenvolve suas atividades em uma escola, centro de ensino ou universidade que tenha sala com datashow, internet e telão para exibição, tem um ótimo recursos didático de educação para a produção cultural, em seu sentido amplo.
Mas eu estava sentindo uma certa "saudade" de falar também das coisas concretas do mundo da produção cultural independente. Sempre me preocupo em abordar conteúdos voltados para o nível estratégico, tático e operacional. Assim, vamos falar um pouco hoje de um assunto importantíssimo para um produtor cultural independente: aprender a delegar.
Você já deve ter ouvido falar em delegar, mas você sabe o que é isso?
Delegar é uma forma de organizar o trabalho. Não é uma fórmula mágica. Tem benefícios e também riscos.
Vou dar um exemplo do ato de delegar. Um artista começa sua carreira independente compondo, agendando ensaio, cadastrando a música para streaming ou download em sites, enviando release para imprensa, atendendo ligações telefônicas para agendar shows, organizando a produção dos shows, etc. Na medida que o volume de trabalho começa a aumentar, o tempo exigido para dar conta de todas as tarefas aumenta também. Neste momento, muitas vezes o artista começa a repassar algumas atividades para outros colegas da banda, para algum parente próximo, para um amigo de confiança ou começa ver a possibilidade de algum produtor ou empresa de produção passar a cuidar dos seus assuntos.
No caso de um produtor cultural independente, ocorre o mesmo. No início, você começa a trabalhar em alguns eventos, shows ou representando algum artista. Na medida que começa a surgir mais trabalho, é preciso se organizar melhor e estabelecer parcerias, para que você não deixe de atender com qualidade às solicitações dos seus serviços e, por consequência, melhore sua sustentabilidade.
Então, delegar significa ver que tarefas podem ser "operacionalmente" executadas por outras pessoas, mas com o seu acompanhamento. Esta ação permite que você tenha tempo para se concentrar em projetos de longo prazo (que transformam a sua realidade), sem deixar de atender às demandas do curto prazo (que financiam o seu dia-a-dia).
Na minha opinião, as principais dificuldades para delegar são:
- primeira: acreditar que você sabe administrar bem a execução de suas atividades e que apenas não consegue realizar mais por falta de tempo. Duvide disso. Planejar e executar o trabalho dentro do tempo que temos disponível não é algo que nasce com a gente. Administrar o tempo se aprende acompanhando profissionais que fazem bem isso, estudando e se autoconhecendo. Raras são as pessoas que de forma autodidata conseguem administrar muito bem o próprio tempo. É mais fácil administrarmos o tempo dos outros do que o nosso próprio.
Sugestão: em vez de pensar "o dia devia ter mais de 24 horas", que tal pensar "será que posso organizar melhor o meu trabalho?" "Eu preciso fazer tudo?" "Alguém poderia fazer algumas das minhas atuais atividades?"
- segunda: o "mito da perfeição". Geralmente quem realiza uma tarefa, acredita que é muito difícil encontrar alguém "perfeccionista" como ele, que faça a tarefa como ele faz. Esta questão tem dois aspectos interessantes. Tem um ditado que diz "o ótimo é inimigo do bom". Muitas vezes uma tarefa precisa apenas ser concluída no prazo (o "bom") e ficamos sentados em cima do assunto porque não nos sentimos seguros de correr o risco de passar esta tarefa para outra pessoa que faça do nosso jeito (o "ótimo). E muitas vezes não treinamos ou instruímos alguém para fazer um trabalho como gostaríamos que fosse feito, porque "não temos tempo" de ensinar. Como não temos tempo de ensinar, não nos sentimos seguros para passar a tarefa para outra pessoa. Não passando a tarefa, ficamos cada vez mais "atolados" nas atividades, só reforçando o círculo vicioso do mau uso de nosso próprio tempo.
Sugestão: separe um pouco do seu tempo para avaliar que atividades podem ser repassadas imediatamente para outra pessoa e que atividades necessitam que você escreva procedimentos claros e objetivos para que outras pessoas façam e saibam qual é a qualidade esperada.
- terceira: priorizar. Além de perceber que alguém pode fazer muitas das suas atividades, que estas podem ser feitas com qualidade, desde que as pessoas recebam a informação de "como" fazer, é fundamental aprender a priorizar. Não adianta você repassar para alguém uma tarefa que não diminua a sua carga de trabalho.
Sugestão: liste seus projetos e classifique em
Importantes (muda a realidade) e urgentes (tem prazo definido) - (prioridade máxima)
Importante (muda a realidade) ou urgente (não muda a realidade, mas tem prazo definido)
Tarefa rotineira (prioridade menor)
Comece a "delegar" as tarefas rotineiras, para se concentrar mais no que é importante e/ou urgente.
Um bom termômetro para ver se a delegação de tarefas está funcionando é se sua ansiedade está diminuindo e você está percebendo que está conseguindo realizar mais do que antes.
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