Conheça o "Manual Prático de Eventos" de Vanessa Martin

Por Alê Barreto*


No capítulo 1 do meu livro "Aprenda a Organizar um Show", falo que atuar na produção executiva de um show é uma porta de entrada para trabalhar com cultura. Quando me refiro a "cultura", incluo aqui várias áreas que estão relacionadas a mesma.

Boa parte do mercado de shows no Brasil concentra-se no turismo e em eventos.

Quem estiver ingressando por estas portas, uma fonte de consulta que pode contribuir muito com o seu desenvolvimento é o livro "Manual Prático de Eventos", trabalho desenvolvido por Vanessa Martin. A autora é diretora de formação do Instituto Brasileiro de Eventos (IBEV), mestre pela ECA/USP com o tema Turismo de Incentivo, MBA em Economia do Turismo pela FIPE/USP, bacharel em turismo, consultora e professora no segmento de eventos.

Vanessa apresenta em linguagem acessível informações detalhadas sobre o mercado de congressos e turismo de eventos de negócios, classificação e tipos de eventos, planejamento e organização, captação de eventos, receptivo turístico e vendas ao consumidor final.

É interessante ressaltar ainda que Vanessa apresenta o conteúdo de forma didática, sempre mostrando ao final de cada capítulo um resumo e questões para discussão.

Conheça mais vendo o sumário do livro:


1 TURISMO DE NEGÓCIOS
1.1 O mercado atual
1.1.1 O mercado de congressos no Brasil
1.2 Características do turismo de eventos de negócios
1.3 Tendências do mercado
1.3.1 A infra-estrutura turística
1.3.2 A hotelaria no Brasil
1.3.3 O mercado das agências de viagens
1.3.4 Conclusão
Resumo
Questões para discussão

2 CLASSIFICAÇÃO E TIPOLOGIA DE EVENTOS
2.1 Definição de evento
2.2 Formas de classificação
2.3 A classificação adotada neste estudo
2.3.1 Eventos fechados
2.3.2 Eventos abertos
2.3.3 Eventos sociais
2.4 Tipologia de eventos
2.5 Eventos no ecoturismo
2.6 Eventos para a terceira idade
Resumo
Questões para discussão

3 PLANEJAMENTO E ORGANIZAÇÃO
3.1 Fases de um evento
3.2 O início
3.3 Pré-evento: planejamento e preparação
3.3.1 Contratação da organizadora de eventos
3.3.2 Comissão organizadora
3.3.3 Objetivos e justificativas
3.3.4 Tipologia e título do evento
3.3.5 A cidade
3.3.6 O local
3.3.7 A data e a duração do evento
3.3.8 O público-alvo
3.3.9 Justificativa
3.3.10 Temário, programação e formato
3.3.11 Receitas
3.3.12 Despesas
3.4 O evento - realizando e operacionalizando o projeto
3.4.1 Secretaria
3.4.2 Salas e serviços especiais
3.4.3 Infra-estrutura interna
3.4.4 Infra-estrutura externa
3.5 Encerrando bem seu evento
3.5.1 Avaliação
3.5.2 Assessoria de imprensa
3.5.3 Secretaria
3.6 Instrumentos de acompanhamento e controle administrativo e operacional
3.6.1 Cronograma de atividades
3.6.2 Checking list
3.7 Instrumentos de acompanhamento e controle administrativo e financeiro
3.7.1 Orçamento
3.7.2 Fluxo de caixa
3.7.3 Controle bancário e do caixa
3.7.4 Contas a pagar e a receber
3.7.5 Pagamentos
3.7.6 Balanço e balancete
Resumo
Questões para discussão
Anexo 3.1 Pacote de patrocínio

4 CAPTAÇÃO DE EVENTOS
4.1 Captação de eventos internacionais e nacionais
4.1.1 Vantagens da captação de eventos
4.1.2 Parcerias indispensáveis
4.1.3 Clientes potenciais
4.1.4 Critérios de avaliação técnica do destino
4.1.5 Etapas no processo de captação
4.2 Captação de eventos pelo fornecedor base
4.2.1 Clientes potenciais
4.2.2 Parcerias
4.3 Captação de eventos pelo fornecedor sênior
4.3.1 Clientes potenciais
4.3.2 Banco de dados
4.3.3 Proposta e contrato de serviços e produtos
4.3.4 Carta de nomeação
4.3.5 Diagnóstico do evento
4.4 Calendário de eventos
4.4.1 Definição
4.4.2 Objetivos
4.4.3 Critérios de elaboração de um calendário
4.4.4 Formas de ordenação do conteúdo
4.4.5 Etapas na elaboração do calendário
4.4.6 Benefícios gerados para o município
Resumo
Questões para discussão
Anexo 4.1 Diagnóstico do evento - dados gerais
Anexo 4.2 Diagnóstico do evento - planejamento de vendas
Anexo 4.3 Diagnóstico do evento - planejamento operacional
Anexo 4.4 Contrato de prestação de serviços – agência

5 OTIMIZAÇÃO DO RECEPTIVO TURÍSTICO
5.1 Elementos componentes de um destino turístico
5.1.1 Meios de hospedagem oficiais
5.1.2 Transportadora aérea oficial
5.1.3 Transportadoras de superfície oficiais
5.1.4 Transportadoras marítimas oficiais
5.1.5 Atrativos turísticos
5.1.6 Alimentação
5.1.7 Comércio de viagens
5.2 Eventos nas empresas turísticas: funcionamento e características
5.3 O relacionamento com os outros departamentos da empresa
5.3.1 Reuniões semanais
5.3.2 Reuniões quinzenais
5.3.3 Reuniões mensais
5.4 Alimentos & bebidas
5.4.1 Formas de pagamento
5.4.2 Coffee break
5.4.3 Refeições
5.4.4 Coquetel
5.4.5 Tipos de serviços
5.4.6 Festas
5.4.7 Outras dicas
5.5 Dimensionamento de bloqueios e serviços turísticos
5.5.1 Nos eventos fechados
5.5.2 Nos eventos abertos
5.5.3 Cálculo de cortesias
5.6 Os convidados e palestrantes
5.6.1 Como realizar um atendimento diferenciado
Anexo 5.1 Relatório dos convidados - reserva
Anexo 5.2 Carta ao convidado nacional
Anexo 5.3 Carta ao convidado internacional
5.7 Os produtos
5.8 Salas e salões
5.8.1 Critérios para escolha
5.8.2 Equipamentos
5.8.3 Organização das salas
Resumo
Questões para discussão
Anexo 5.4 Checking list da sala de reunião

6 VENDAS AO CONSUMIDOR FINAL: AVALIAÇÃO
6.1 Público-alvo
6.1.1 Tipos de usuários finais
6.1.2 Tipos de acesso ao evento
6.2 Instrumentos de marketing
6.3 Produtos
6.4 Clientes especiais
6.5 Opcionais
6.6 Eventos correlatos
6.7 Como lucrar com os resultados
6.8 Passo a passo de um fornecedor de evento
Resumo
Questões para discussão
Anexo 6.1 Checking list de pré-venda


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* Alê Barreto é um administrador que gosta de arte, comunicação, cultura e entretenimento. Compartilha conhecimentos e suas experiências. É um profissional que gosta de planejar e de executar. É autor do livro Aprenda a Organizar um Show, primeira publicação livre e gratuita no Brasil sobre a tecnologia de produção de shows.

Recomenda os cursos da Associação Brasileira de Gestão Cultural, o Programa Petrobras Cultural e os projetos do Itaú Cultural.


21-7627-0690 (Rio de Janeiro)


alebarreto@gmail.com




Alê Barreto é cliente do Itaú.

O Produtor Cultural e o Produtor de Eventos

Alê Barreto trabalhou num show de rock ou num evento de entretenimento?



Por Alê Barreto


Uma grande dúvida de quem começa a fazer produção cultural é entender qual é a diferença entre produção cultural e produção de eventos. Em alguns contextos, a prática destas atividades é muito parecida. Em outros, radicalmente diferente.

Em geral, quem trabalha com produção cultural, associa os significados de sua atividade às artes. Esta associação leva muitas pessoas a pensarem que sua atividade não tem relação com atividades econômicas. O pesquisador José Carlos Durand cita no prefácio do livro A Economia da Cultura de Françoise Benhamou que "(...) existe uma relutância institucionalizada em reconhecer que as práticas culturais e os bens e serviços que dela resultam sejam presididos por lógicas de interesse, inclusive e sobretudo o interesse econômico". Essa relutância cristaliza em muitas pessoas a certeza de que a diferença entre a produção cultural e a produção de eventos é predominantemente relacionada a ter ou não interesse econômico.

Já deu para perceber que não é a questão econômica que diferencia produção cultural de produção de eventos.

Vejamos então o seguinte exemplo: uma empresa contrata um artista para fazer um grande show musical e pretende aproveitar este momento para divulgar a marca de seus produtos. Quem trabalhar no show é produtor cultural ou produtor de eventos?

Do ponto de vista "prático", as atividades operacionais destas duas profissões são muito similares. Para trabalhar na logística do show, podemos denominar as pessoas de produtores, produtores executivos, produtores culturais, produtores de eventos ou assistentes de produção.

Na medida que saimos do plano operacional de execução do show e vamos em direção ao plano estratégico, começamos a ver com mais clareza as diferenças.

No exemplo anteriormente apresentado, há uma tendência de que o produtor cultural pense os conceitos que irão nortear o show, a partir do briefing que receba do produtor de eventos, que geralmente trabalha com a área de marketing das empresas.

Mas o inverso também pode acontecer: uma gravadora quer lançar um CD e pretende fazer um coquetel para divulgar este produto cultural para formadores de opinião. Nesta situação, o produtor de eventos responsável pelo coquetel poderia receber o briefing do produtor cultural, para que o evento (ou ação cultural?) esteja em sintonia com o trabalho, os conceitos e a trajetória do artista.

Afinal, há diferença entre a produção cultural e a produção de eventos? Sim.

Para entendermos o papel do produtor cultural, vou utilizar a definição apresentada por Romulo Avelar, autor do livro O Avesso da Cena: o produtor cultural, de um ponto de vista amplo, ocupa o papel central de intermediar e promover o diálogo nas diferentes relações entre artistas e profissionais da cultura, público, mídia, Poder Público, empresas patrocinadoras e espaços culturais.

O produtor de eventos, além de também produzir eventos culturais, que é uma das muitas ações do produtor cultural, "organiza, planeja, orienta e acompanha todas as fases da realização de um evento de qualquer tipo, seja uma festa, um show, uma formatura, uma convenção, uma feira, um congresso, um casamento, etc, para empresas ou organização públicas ou privadas", segundo definição do site Brasil Profissões.