Ilustração: Yara Baungarten
Após analisar as necessidades dos músicos e técnicos e da infra-estrutura, chegou a hora de relacionar as necessidades da equipe de produção.
Transporte
Relacione quem irá realmente precisar e anote seus endereços.
De posse destas informações, elabore um itinerário que otimize o uso do transporte dos produtores.
Hospedagem
Quando você está gerenciando uma equipe, precisa atender às necessidades básicas e não aos desejos ilimitados.
Hospedar uma equipe de trabalho é ter um local próximo do show, de fácil acesso para o transporte, seguro, com ótimas condições de higiene, onde as pessoas possam guardar seus objetos, tomar banho, relaxar por alguns períodos, dormir após o evento e tomar um café da manhã.
Informe a todos, no ato de contratação, sobre estas condições, para não ter que ouvir reclamações depois.
Alimentação
Da mesma forma que músicos e técnicos, o mais prático é pagar a diária. Se tiver que contratar um catering (serviço especializado de alimentação), veja se é possível incluir a equipe de produtores executivos no pacote de serviços oferecidos, sem atrapalhar a produção dos artistas e sem pagar um custo muito elevado por isso.
Informações para os produtores
O produtor executivo deve definir e informar para cada profissional da equipe do show:
- Qual serviço estará prestando, tempo de duração de sua atividade, regras da organização do evento, objetivos que devem ser atingidos, quanto, quando e como será pago este serviço, se ele terá que ter nota fiscal, como será o transporte, alimentação e hospedagem;
- Cronograma geral do show;
- Organograma da equipe do evento com nomes e telefones de contato, para atender qualquer pessoa que necessite informações;
- Como acessar rapidamente os responsáveis pela segurança, limpeza, catering, camarim, palco, som, luz, credenciamento, bilheteria, assessoria de comunicação, sala de produção, serviços de emergência e produção dos artistas e técnicos.
Material de produção executiva
Relacione tudo que será preciso antecipadamente e providencie para que esteja disponível: computador, material de escritório, documentos, contratos, telefone celular, fitas adesivas, lanternas, impressora etc.
Informe aos produtores a responsabilidade quanto à devolução dos mesmos em ótimo estado de conservação.
O conteúdo deste fascículo está sendo distribuído em arquivo eletrônico, formato PDF, através do Banco de Cultura do site Overmundo.
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